Света Ашу
ведущий дизайнер интернет агентства
02.02.2018

Мероприятия и праздники: с чего начать подготовку

Подготовка к любому мероприятию начинается с повода. Это может быть фестиваль народной песни, свадьба лучшего друга, деловой форум, семинар или мастер-класс. Есть мероприятия, объединяющие обучение и праздник. Есть праздничные события. Как мы видим, все поводы разные, но в подготовке к ним есть много общего.

  • Бюджет. Приблизительное количество присутствующих нам известно. Исходя из этого, выбираем место проведения мероприятия и суммы на организацию торжества. Корректировки неизбежны, но примерные расходы надо обозначить.
  • Место празднования. Даже личное мероприятие лучше провести вне дома, для большого количества гостей нужны большие площади. Отличное решение – снять лофт. Огромный выбор, просторные помещения, необычные интерьеры, недорогая аренда. Подходят для большинства событий: закрытых показов, обучающих тренингов, веселых посиделок. По-прежнему популярны рестораны, загородные базы отдыха, спортивные сооружения. Модные места бронируются более чем за полгода, это надо учесть.
  • Меню обсуждается заранее с администратором заведения либо кейтеринговой службой. За несколько дней уточняется количество приглашенных. При необходимости нанимается дополнительный персонал.

Некоторые мероприятия исключают принятие спиртных напитков. Есть праздники одного продукта, например пивной фестиваль. Ряд событий предполагает их употребление.

  • Алкоголь: Берется из расчета, что гости будут приятно расслабленны, а не героически разнузданны. Разнообразие здесь скорее минус, чем плюс. Максимум два вида крепких напитков, два вида вина. В интернете можно взять формулы примерного подсчета для разных компаний.
  • Приглашения для гостей. В особых случаях без них не обойтись. Создаем эскиз, заказываем, распечатываем. Созваниваемся, уточняем, высылаем заранее.
  • Праздничный декор – необязательная, но приятная часть подготовки. Многие залы предлагают клиентам собственные варианты оформления. Если имеются особые пожелания, звоним в праздничное агентство, согласовываем, заключаем договор, вносим предоплату.
  • Программа праздника. Большим мероприятием нужно управлять. Хороший ведущий – 50% успеха. Как правило, у профессионалов уже есть своя команда, свето- и звуковое оборудование, ди-джей. Необходимо встретиться с ним заранее, обсудить сценарий, внести свои замечания. Если нужен дополнительный реквизит, предусмотрено вручение призов, оговорить количество, закупить, заранее передать ведущему.

Стоит обратить внимание, что во время праздника ведущий должен держаться конкретной темы, не особо от нее отдаляясь. Чтобы была высокая вовлеченность, содержание программы, подбор конкурсов, игры, поздравления должны соответствовать статусу и возрасту гостей.

Решить, какие будут выступать артисты, где их разместить, куда установить реквизит и аппаратуру. Вместе с ведущим грамотно вписать их выступления в программу.

  • Фотограф и видеооперетор. Выбирать их надо тщательно, заказывать заранее. Если даже многие из гостей «неплохо снимают» на айфон, профессиональную съемку ничто не заменит. Оговорите что, когда и где надо снимать, ознакомьте с программой. Сейчас многие лофты и рестораны оборудованы фотозонами. Если в планах разнообразить съемку, это тоже надо обсудить. При выборе запросите примеры работ, установите сроки сдачи готового материала.
  • Освещение в СМИ. Массовое мероприятие – прекрасный информационный повод, вы можете им воспользоваться. Для привлечения внимания к событию необходимо заранее связаться с рекламным агентством. Подготовить пресс-релизы, письма, статьи. Задействовать телевидение, радио, интернет-СМИ.
  • Безопасность. Массовые скопления людей – это всегда риск непредвиденных ситуаций. Позаботьтесь о необходимых разрешениях, оговорите правила.
  • Транспорт. Позаботьтесь заранее забронировать средства передвижения, заказать трансфер, согласовать маршрут, уточнить время и место.
  • Уборка. Заранее выясните, кто будет убирать последствия праздника. Если арендодатель не предоставляет эту услугу, договоритесь с уборщицей. Нет ничего хуже, чем скандал под занавес.

И помните, мероприятие надо выстроить так, чтобы люди чувствовали себя не простыми зрителями, а участниками действия, способными повлиять на его ход, важными почетными персонами. Такие праздники объединяют, и, несмотря на физическую усталость, заряжают на долгое время энергией.